Die Reisekostenabrechnung ist nach einer Dienstreise zu machen. Unter Dienstreise versteht man im österreichischen Steuerrecht eine gleichzeitige Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Die Reise muss natürlich beruflicher Natur sein! In einer Reisekostenabrechnung sind sämtliche Kosten, die auf dieser Dienstreise angefallen sind anzuführen. Diese wird danach an der jeweiligen Stelle im Unternehmen abgegeben, diese prüft diese und bei positiver Prüfung wird die Reisekostenabrechnung im Normalfall mit dem nächsten Gehalt ausbezahlt.
Bei der Reisekostenabrechnung werden folgende Positionen angeführt:
- Fahrkosten (KM-Geld)
- Übernachtungskosten für Pensionen, Hotels, usw.
- Verpflegungsaufwand, sofern dieser selbst getragen wurde
- Reisenebenkosten (Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Kongressgebühren, …)
Bei der Reiseabrechnung muss unbedingt angeführt werden, wer die Dienstreise durchgeführt hat, zu welchem Zweck die Reise war und der Zeitraum der Reise, sowie die jeweiligen Beförderungsmittel (Flugzeug, Zug, Auto, …). Danach müssen die jeweiligen Belege angeführt werden und auch im Original beigelegt. Es müssen unbedingt die Originalbelege sein, denn ansonsten könnte es bei einer Prüfung durchs Finanzamt zu Probleme kommen.
Eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung kann hier heruntergeladen werden (XLS-Format für Excel).
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