Damit eine Betriebsausgabe anerkannt wird, ist ein schriftlicher Beleg vonnöten. Die schriftlichen Belege, wie zum Beispiel Geschäftspapiere, Urkunden, Fakturen und Schriften, müssen auf Verlangen des Finanzamtes zur Prüfung und Einsicht vorgelegt werden. Die Formgebung des Belegwesens ist nah mit der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesen verbunden.
Allerdings gibt es eine Ausnahme dieses Prinzips für Eigenbelege. Diese werden jedoch nur als Nachweis anerkannt sofern kein Fremdbeleg erhältlich ist, wie beispielsweise bei Trinkgeldern. Jedoch müssen aus dem Eigenbeleg bestimmte Informationen ersichtlich sein, wie eine Zeitangabe, die Summe, als auch Anlass, sowie Anzahl des zugestellten Artikels, bzw des bezogenen Dienstes. Der Zahlungsempfänger/ Die Zahlungsempfängerin ist, sofern möglich, konkret zu benennen.
Das Finanzamt kann von Ihnen verlangen, das Sie den entsprechenden Empfänger/ die entsprechende Empfängerin genauer bezeichnen, also Name und/oder Wohnort nennen. Dies ist nachvollziehbar, denn was ein Steuerpflichtiger/eine Steuerpflichtige als Ausgabe darstellt, stellt ein anderer Steuerpflichtiger/eine andere Steuerpflichtige als Einnahme dar.
Es können jedoch auch Probleme auftreten, sollte nicht genau hervorgehen, wer die Zahlung erhalten hat, was bei Prämien oder Löhnen für Aushilfsangestellte der Fall sein kann. In einer solchen Angelegenheit, steht es dem Finanzamt zu, diese Absetzung nicht anzuerkennen, selbst wenn kein Zweifel an besteht, dass diese Zahlungen tatsächlich betrieblich geleistet wurden.
